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招標代理機構的發展階段與信息化路徑
《招標采購管理》雜志

易招標CEO/張利江 2012-11-20

一、招標代理機構的屬性:促進交易的中介組織

招標投標機制是國際公認的市場經濟資源配置 的有效手段,目前在市場經濟國家的 B2B 領域中大 量應用。著名經濟學家、國務院發展研究中心研究 員吳敬璉教授指出:中介服務是為市場交易提供基 礎設施,從而促進交易進行。規范的招標投標行為 有利于交易。《招標投標法》第十三條規定:“招 標代理機構是依法設立、從事招標代理業務并提供 相關服務的社會中介組織。” 所以,招標代理機構 就是為市場交易提供基礎設施的中介組織中的一種, 它的作用和功能是:受招標人委托,兼顧招標人、 投標人雙方的需求,在遵守《招標投標法》及相關 法律法規規章的基礎上,通過自身的專業服務,幫 助招標投標交易雙方提高交易信息的對稱程度,最 終促成交易。

二、招標代理機構的三個發展階段

根據客戶需求的層次以及自身的專業水平,招 標代理業務的服務按深度可分為三個層次,也是招 標代理機構縱深化發展必經的三個階段:

1. 程序性服務。招標代理機構遵循國際規則、 慣例和中國的法律、法規和規章,嚴格按規定為客 戶提供程序服務,即通常認為的提供流程化操作、 程序性服務,如發布招標公告(資格預審公告)、 發售招標文件(資格預審文件)、組織現場踏勘、 組織標前會、開標、組織評標等。這種服務對于招標人的價值,主要在于滿足內外部監督等方面的需 要。該層次的服務必然導致同質化競爭,故招標代 理服務市場陷入價格競爭的泥潭,招標代理機構靠 打折收費承攬業務也就不足為奇了。 在目前傳統的紙質招標方式下,國內絕大部分 招標代理機構業務人員的主要精力便耗費在這些程 序性、流程化的操作工作上。

2. 專業型服務。招標代理機構在完成前述程序 性服務的基礎上,進入客戶的采購執行流程,為客 戶提供個性化的招標服務,包括前期策劃、潛在投 標人分析、招標文件(包括技術標書)編制、協助 簽訂合同、合同履行跟蹤、中標人后評估等專業服務。 能夠提供這類服務的招標代理機構,對于招標人的 價值相當于一個采購外包服務提供商。提供該層次 服務的招標代理機構往往會選擇有限幾個專業或行 業配置相關專業人士深耕細作,積累大量同類項目 的招標文件、投標人信息、投標價格數據和專業操 作經驗,提供比一般代理機構、招標人自行招標更 為專業、更深層次的差異化服務。

為客戶定制專業服務方案、編制招標文件,這本是招標代理機構存在的理由,也是它們的看家本 領和生命力所在。提供該層次服務的招標代理收費 比提供低層次服務的收費要高許多。

3. 顧問式服務。招標代理機構進入招標人的采 購管理流程,為客戶提供采購方式策劃、招標管控 模式和制度體系梳理等管理咨詢顧問服務。該層次 是招標服務的最高境界,像麥肯錫、科爾尼、羅蘭 貝格等那樣做管理顧問,提供招投標領域的專業管 理咨詢。這樣的招標代理機構已經成為采購管理顧 問和成本管理專家,幫助招標人優化招標采購的管 理體系。提供該層次服務,不但能增加招標管理咨 詢收入,還能綁定招標代理業務。

提供顧問式服務要求招標代理機構不但要精通 招標業務,還要熟悉成本管理、價值鏈管理、供應 鏈管理等理論和實務(見上表)。

招標代理服務的上述三個層次,難度逐級遞增, 對招標從業人員的要求也逐級提高。這就要發揮人 力資本的作用,也就是發揮知識、技能和經驗的作用, 即要充分發揮信息化的作用。

當前國內絕大部分招標代理機構面臨兩大難題, 致使難以提升服務層次。一是業務人員耗費大量精 力從事程序性、流程化操作工作,沒有時間去深入 鉆研專業問題。二是沒有建立知識管理體系,業務人員往精深方向發展也缺少必要的條件。因此,只 有把業務人員的時間和精力從瑣碎的、增值很少的 事務性的工作當中解放出來,并給他們提供足夠多 的學習機會和條件,招標代 理機構才有可能實現人力資 本的更快地積累、更好地發 展。

目前國內已有少部分招 標代理機構能夠提供第二層 次甚至第三層次的服務了, 它們在發展過程當中就充分 發揮了信息化的作用。

三、借助現代信息技術提升服務層次和競 爭能力

招標代理活動的本質是獲取和處理信息,促進 降低交易成本。作為國家信息化專家咨詢委員會副 主任吳敬璉先生曾指出:“信息技術的作用主要的 也是處理交易成本,就是降低交易成本、提高交易 的效率”;“交易成本的基本內容是信息成本,而 現代信息通訊技術就是直接處理信息的。它可以改 造各個部門,幫助各行各業降低信息成本,從而提 高整個國民經濟的效益。”

計算機處理結構化、規范化、程序化信息不僅 穩定可靠,而且效率很高。招標代理活動當中的許 多環節恰恰是高度結構化、規范化和程序化的。因此, 要降低招標投標的交易成本、提高招標投標的效率, 解決招標代理機構面臨的兩大難題,實現服務層次 的提升,就得依賴信息技術與招標投標活動緊密結 合,推進實施以電子招標投標為核心的信息化。

筆者原來負責的單位上海寶華國際招標有限公 司,在經營效益以及人力資本的積累和提升等方面就深深得益于信息化。我們從 2003 年開始探索招標 業務的信息化建設,逐步將招標業務的各環節實現 電子化,并同步建設辦公系統、人力資源管理系統、 財務管理等系統與業務系統對接,到 2008 年全面實 現各類業務的全流程網上招標投標,招標投標當事 人的相關活動全部可以通過互聯網完成。實施信息 化的效果明顯,從近四年 2300 多個全流程網上招標 投標項目的實踐來看:招標代理機構通過實施以電 子招投標為核心的信息化獲得如下利益:

1. 大大提高工作效率,促進服務層次的提升。 原來大量的基礎性、程序性工作由計算機系統幫助 完成了,如開標環節原來一般至少需要半小時,現 在只要幾分鐘即可。招標文件制作、評標、歸檔、 信息資料查詢等環節花費時間也大大縮短。經測算, 實施電子招標投標后,與傳統紙質招標相比,每個 招標項目平均節省近 60 個工時。省下來的時間干什 么呢?可放在市場開發,對業主需求的了解、把握, 對供應商市場的研究,招標文件策劃等重要工作上, 即可以騰出精力來開展前述第二層次的專業服務了。

2. 大大提高知識共享程度,促進業務水平整體 提升。所有的信息都記錄在系統中,均可實時在線 查詢。招標投標信息無需再到倉庫查找,也不易丟失。 電子招標投標利于隱性知識顯性化,也便于知識流 動,促進招標代理機構業務水平的整體提升。

3. 招標業務人員全面貫徹管理要求。電子招標 投標與傳統的紙質招標在本質上沒有區別,原來紙 質招標方式下如何按規范操作的,現在還是按規范 操作。電子招標投標給招標代理機構的管理者增添 了管理手段:對下屬的管理要求可通過電子招標投 標系統實現;投標文件要根據招標文件的格式要求 做;前面的工序沒完成,后面的工作就不能跳著做,可有效地減少業務員操作的隨意性。

4. 增加招標代理機構的利潤。由于信息化大大 提高了效率,促進了招標代理業務人員的知識水平 和業務能力的提升,從而提高客戶滿意度,促進鞏 固并提升市場份額。在傳統紙質招標方式下,如某 業務員只能滾動做 3 ~ 4 個招標項目,在電子招投 標方式下就能做 5 ~ 6 個招標項目,給招標代理機 構增加了創收;電子招標投標又能降低招標代理機 構的運作成本:招標投標活動各環節的時間縮短了, 可少支付開標、評標場地的租賃費,少支付或不支 付招標文件印刷費。據統計,平均可降低招標投標 交易成本 2.73 萬元 / 標段。

5. 踐行企業社會責任,提升招標代理機構社會 形象。由于電子招標投標可實現招投標活動的全程 無紙化操作,足不出戶即可完成招標投標活動,節 約了紙張和能源消耗,減少了樹木砍伐、油氣開采 和碳排放,實現了綠色采購,可為資源節約型、環 境友好型社會建設做出貢獻;電子招標投標也提高 了采購的透明度,增加了各類投標人參與公平競爭 的機會,可為實現社會的更加公平正義做出貢獻, 從而進一步提升招標代理機構的社會形象。

總之,現代信息技術能給招標代理機構帶來諸 多好處,幫助招標代理機構提升競爭能力;且從國 際國內的實踐經驗和發展形勢來看,電子招標投標 是大勢所趨。國際上在電子招標投標方面做得好的 國家、地區和企業已經很多了,世行、亞行貸款項 目采購指南也明確認可電子招標投標;國內部分地 區和企業也已探索多年,積累了一定的經驗。

同時,實施電子招投標的法律環境、社會環境 和技術條件也已比以往改善了許多。我國已頒布實 施的《招標投標法實施條例》明確:“國家鼓勵利用信息網絡進行電子招標投標”;國家發展改革委 正在抓緊制定《電子招標投標辦法》和相關技術規范, 預計將在近日征求各方意見,在今年年底前聯合國 務院有關部門發布實施,將為電子招標投標的健康 發展提供良好的制度環境。計算機和互聯網已對人 們的工作和生活習慣帶來了深刻的變化,電子商務 已經成為人們司空見慣的事物。市場上已有成熟的 電子招標投標軟件及豐富多樣的服務模式可供選擇, 招標代理機構不用投入成百上千萬的資金,只要花 幾萬塊錢甚至免費就可以使用電子招投標交易平臺 了,可全面、快速地提升招標代理機構的信息化水平。

因此,各招標代理機構應積極應對信息化的挑 戰,對電子招標投標這一核心系統應抱“晚實施不 如早實施”的態度,在市場競爭獲取領先優勢,至少在政府監督方式比較先進的機電產品國際招標、 貨物國內招標和部分服務招標、不進場(招標投標 有形交易場所)交易的施工招標項目上先行開展電 子招標投標。

四、結論

作為促進交易的中介組織,招標代理機構應當 不斷地努力降低交易成本、提升服務層次,為此必 須依靠現代信息技術,牢牢抓住電子招標投標的發 展機遇。可以預見,電子招標投標將給招標代理機 構帶來第二次創業和第二輪增長的大好機遇,先行 動者先獲益;而對電子招標投標無動于衷的招標代 理機構則會很快面臨淘汰。互聯網對傳真機的沖擊, B2C 電子商務對傳統零售的威脅,便是前車之鑒。

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